Conforme o artigo 1.078 do Código Civil (Lei Nº 10.406/02), os sócios e acionistas devem reunir-e ao menos uma vez por ano, no quatro meses seguintes ao término o exercício social, com a finalidade de (i) tomar as contas dos administradores e delibere sobre o balanço patrimonial e o resultado econômico; (ii) designar administradores, quando for o caso; (iii) além de outros assuntos constantes da ordem do dia.
Para aquelas sociedades cujo exercício social seja encerrado em 31 de dezembro, a realização da reunião anual de sócios relativa ao ano fiscal de 2020, deverá ser realizada até 30 de abril de 2021.
A reunião ou assembleia devem ser convocadas nos termos do contrato ou estatuto social e da legislação aplicável. São dispensadas as formalidades e convocação quanto todos os sócios comparecerem à reunião ou se declararem, por escrito, cientes do local, data, hora e ordem do dia. O balanço patrimonial da sociedade e as contas da administração devem ser colocados à disposição dos sócios com antecedência mínima de 30 (trinta) dias à data prevista para a realização da reunião. Ao final, deverá ser lavrada ata da reunião ou assembleia, assinada pelos membros da mesa e sócios participantes, quantos bastem à validade das atribuições, a qual também será arquivada no registro de comércio correspondente.
Com relação às sociedades limitadas enquadradas como de grande porte nos termos da lei 11.638/07, quais sejam, as sociedades sob controle comum que tiverem, no exercício social anterior, ativo total superior a R$ 240.000.000,00 ou receita bruta anual superior a R$ 300.000.000,00, aplicam-se as disposições da Lei das Sociedades por Ações (Lei 6.404/1976) no tocante à escrituração, elaboração de demonstrações financeiras e obrigatoriedade de auditoria independente por auditor registrar na Comissão de Valores Monetários.
As sociedades limitadas enquadradas como de grande porte conforme definição da lei 11.638/07 deverão apresentar declaração atestando que não estão sujeitas às exigências de referida lei. Isso porque, ainda que não esteja expressamente prevista na Lei 11.638/07 a obrigação das sociedades limitadas de grande porte publicarem seu balanção anual e demonstrações financeiras, algumas Juntas Comerciais entendem que tal publicação é obrigatória, como é o caso da Junta Comercial do Estado de São Paulo – JUCESP, por meio da Deliberação nº 02/15 e da Junta Comercial do Estado do Rio de Janeiro – JUCERJA, por meio do Enunciado 39.
Vale ressaltar que, por meio da aprovação sem reservas, das demonstrações financeiras dos administradores, estes últimos são exonerados de responsabilidades pelas ações tomadas naquele exercício fiscal, salvo se houver erro, dolo ou simulação.
Lembramos aos nossos clientes que estamos à disposição para prestar quaisquer esclarecimentos a respeito do acima, bem como para auxiliá-los na lavratura da respectiva Ata e com o seu arquivamento junto ao registro do comércio.